法定労働時間を超える残業を従業員が行った場合、会社は残業代として割増賃金を支払わなければいけません。この残業代を支払わないサービス残業はゼロであるべきで、会社がサービス残業を命令するようなこともあってはなりません。
しかし一方では残業申請を行わず、従業員自身進んでサービス残業をしてしまっているケースもあります。
直接的にこの状況を会社が作り出したものでなくても法的には問題ありです。何がいけないのか、勝手なサービス残業を防ぐにはどうすればいいのかを当記事で解説しますので、労働環境の整備に役立てていただければと思います。
「サービス残業」は法律上定義された言葉ではありませんが、「賃金の発生しない時間外労働」が共通認識であると思われます。
本来「労働をする代わりに賃金をもらう」という関係にあるはずが、割増賃金どころか賃金すら発生していない状態です。当然会社がこのサービス残業を指示するのは違法ですし、割増賃金まで支払ってようやく違法状態が是正されます。
従業員にとって、通常、サービス残業にメリットはありません。
それでも、自主的にサービス残業をしてしまっている方は少なくありません。理由はいろいろ考えられます。
一番に挙げられるのは「残業申請をしにくい雰囲気だから」という理由です。
前まで会社の指示でサービス残業をしており、その空気感が残っているケースもあるでしょう。そのような背景がなくても、「みんなが申請をしていないから」という理由で申請を避けてしまっているケースもあります。
別の理由として「短く働いたことにしたいから」といったものも挙げられます。
「残業をすることで能率が悪いと思われるのではないか」と考えることもあるかもしれません。短い時間で大きな成果を出したことにして人事評価を良くしたいと考えた結果、自らサービス残業を行うケースもあります。
会社が明示的にサービス残業の指示を出していなくても違法になることがあります。そのためサービス残業が従業員による勝手な行為であったとしても、それを認めないようにすべきです。
そもそも労働基準法などの労働法では労働者を手厚く保護しており、一定のルールに関しては、仮に従業員が許容してもこれに反するルールを契約で定めることができません。
例えば最低賃金を下回る賃金を定めることは合意があっても認められませんし、残業代の支払いに関しても合意で「なし」とすることはできません。
そしてサービス残業を従業員が自主的に行ったときも、単に「従業員が勝手にしたことだから」という理由のみで適法性を主張することはできません。
自主的なサービス残業でも会社に違法性が認められるのは、「実質、会社の指揮監督下で残業をしていた」と評価される場合です。
例えば定時までに終えることが難しい業務量を負わせており、サービス残業が発生しているにもかかわらずこれを黙認していたような場合、サービス残業に関して会社が責任を負います。
言葉に出さずとも、サービス残業を求めるような圧をかけていた場合ももちろん違法です。圧をかけていなくても、業務上の必要があって自主的に残業をした場合はやはり会社の指揮監督下にあったと認められやすいです。
自主的なサービス残業をされてしまうことで、労働基準法に反したとして会社が処罰されてしまう危険性があります。また、後になって従業員から「残業代が未払いだった」などと請求を受ける危険性もあります。
さらには自宅や外出先へ仕事を持ち出して残業を行うことで情報漏洩が起こるおそれもありますし、正しい人事評価ができなくなる問題も起こり得ます。
そこでサービス残業が発生しないよう、次の対策を講じてみましょう。
サービス残業に対して、これをしてはいけないと明確に意思を伝えましょう。全社的にその方針を周知徹底し、従業員による自主的なサービス残業を止めるため積極的に動くべきです。
「会社が命令をしていないからいいだろう」と放置してはいけません。慣習のようにサービス残業が発生してしまっているケースもありますので、これまでの風土を変えるよう本格的に上層部から働きかけましょう。
サービス残業がやりにくい環境・できない環境を構築することも有効です。
例えばタイムカードの打刻や勤怠管理システムへの入力を従業員自身が行っている場合、早めに仕事を終えたことにしてサービス残業ができてしまいます。
しかし自己申告によらない、自動的に出退勤時間が記録されるようなシステムを導入すれば、働いていた時間をごまかすことができなくなります。
そのために使えそうな勤怠管理システムも一度探してみましょう。
残業が発生する根本の原因は仕事量の多さや業務効率にあります。
単純に仕事量を減らすのは難しいかもしれませんので、業務効率の改善に向けた取り組みをまずは検討すると良いです。これまでの働き方を見直す、ITツールを導入するなど、社内でできることを考えてみましょう。